一、预借差旅费会计分录概述
预借差旅费是企业为员工出差预先垫付的费用，属于一种备用金管理方式，在会计处理上，预借差旅费涉及“其他应收款”和“库存现金/银行存款”两个科目。
二、预借差旅费会计分录编制
1、预借差旅费时：
– 借：其他应收款
– * ：库存现金/银行存款
2、出差结束后，报销实际发生的差旅费：
– 借：管理费用/销售费用（根据实际发生的差旅费性质确定）
– * ：其他应收款（用于抵扣出差前预借的款项）
– 同时 * 记：库存现金/银行存款（反映预支与实际支出之间的差额）
3、员工报销时：
– 借：管理费用/销售费用（根据实际发生的差旅费性质确定）
– * ：其他应收款（用于抵扣出差前预借的款项）
– 同时 * 记：库存现金/银行存款（反映预支与实际支出之间的差额）
4、预借差旅费实际为员工备用金性质：
– 预借现金给员工时：
– 借：其他应收款—员工备用金
– * ：银行存款/库存现金
– 员工提供报销申请和相应费用凭据时：
– 借：管理费用—差旅费
– * ：其他应收款
三、案例说明
1、案例一：企业管理部门的职工王某预借了4000元的差旅费，这笔费用是以现金形式支付的。
– 预借时：
– 借：其他应收款-王某 4000
– * ：库存现金 4000
– 报销时：
– 借：管理费用-差旅费 4000
– * ：其他应收款-王某 4000
2、案例二：出差结束后，职业人员需报销实际发生的差旅费，实际发生的费用为5000元。
– 报销时：
– 借：管理费用-差旅费 5000
– * ：其他应收款 5000
– 同时 * 记：库存现金/银行存款 5000
四、注意事项
1、预借差旅费会计分录的编制应遵循会计准则和相关规定。
2、实际发生的差旅费用应与预借金额相符，如有差额，应及时调整。
3、企业应加强对差旅费用的管理，确保费用合理、合规。
